Rechnungsvorlage & Pflichtangaben nach § 14 UStG

Das korrekte Ausstellen von Rechnungen ist für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen essenziell. Fehlt auch nur eine gesetzliche Pflichtangabe, verweigert das Finanzamt dem Rechnungsempfänger im Rahmen einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug, was zu schmerzhaften Rückforderungen führt.

Die 10 gesetzlichen Pflichtangaben einer Standardrechnung

Gemäß § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) muss jede Rechnung über 250 € brutto zwingend folgende Bestandteile enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers.
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers.
3. Steuernummer des Ausstellers (vom Finanzamt vergeben) oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.).
4. Ausstellungsdatum der Rechnung.
5. Fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlen-/Buchstabenreihen (einmalig vergeben).
6. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Dienstleistung.
7. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oder Angabe, dass der Leistungszeitpunkt dem Rechnungsdatum entspricht).
8. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (Netto) sowie eventuelle Rabatte oder Skonti.
9. Anzuwendender Steuersatz (19 % oder 7 %) sowie der darauf entfallende Steuerbetrag.
10. Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend, z. B. bei Kleinunternehmern oder innergemeinschaftlichen Lieferungen).

Besonderheiten für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Wer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, darf auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer gesondert ausweisen. Ein formaler Pflichtsatz ist zwingend erforderlich, beispielsweise:

Erleichterung: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250,00 € brutto nicht übersteigt (§ 33 UStDV), gelten vereinfachte Regeln. Es genügen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Leistung
• Gesamtbruttobetrag und der Steuersatz in Prozent (keine separate Netto/Steuer-Aufschlüsselung nötig)